Grundsätzlich sind die Arbeitnehmer im Rahmen ihrer Haftung gegenüber dem Arbeitgeber im Vergleich zu den normalen schuldrechtlichen Grundsätzen deutlich privilegiert. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass eine entsprechende Privilegierung des Arbeitnehmers angemessen ist, weil der Arbeitgeber grundsätzlich das Betriebsrisiko zu tragen hat. Die mit der Organisation seines Betriebes verbundenen Risiken sind ihm daher grundsätzlich auferlegt. Die entsprechenden Regelungen zur Arbeitnehmerhaftung stellen zwingendes Arbeitnehmerschutzrecht dar. Es ist insoweit nicht möglich, zu Lasten des Arbeitnehmers im Rahmen des Arbeitsvertrages oder auch eines Tarifvertrages von diesen Vorschriften abzuweichen.
Auf entsprechende Haftungsprivilegien können sich grundsätzlich alle Arbeitnehmer des Betriebes, die Auszubildenden und in der Regel auch die entliehenen Leiharbeitnehmer berufen. Freie Mitarbeiter, die nicht in persönlicher Abhängigkeit zum Arbeitgeber stehen, genießen dagegen in der Regel kein entsprechendes Haftungsprivileg.
Ist es im Betrieb zu einem Schaden gekommen, der durch einen Arbeitnehmer verursacht wurden ist, dann ist für die Frage seiner Haftung gegenüber dem Arbeitgeber die sogenannte drei Stufentheorie maßgeblich. Diese geht davon aus, dass der Arbeitnehmer bei leichter Fahrlässigkeit nicht zum Schadensersatz verpflichtet ist. Liegt normale oder mittlere Fahrlässigkeit vor, dann ist der entstandene Schaden in der Regel unter Berücksichtigung der Gesamtumstände anteilig zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufzuteilen. Erst wenn dem Arbeitnehmer grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz zur Last gelegt werden können, muss er unter Umständen den Gesamtschaden tragen.
Maßgeblich für die Arbeitnehmerhaftung ist somit immer eine Gesamtabwägung im Einzelfall. Um den Haftungsanteil des Arbeitnehmers ermitteln zu können, werden dabei stets fünf wesentliche Faktoren miteinbezogen. Entscheidend sind dabei der Grad des Verschuldens (leichte Fahrlässigkeit, mittlere Fahrlässigkeit, grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz) die Höhe des entstandenen Schadens, die Höhe des Arbeitentgeltes des Arbeitnehmers, die Gefahrgeneigtheit seiner Tätigkeit sowie die Frage, ob sich in dem Schaden eine vom Arbeitgeber einkalkuliertes oder durch eine Versicherung abgedecktes Risiko verwirklich hat.
Zudem berücksichtigen die Gerichte in der Regel auch persönliche Umstände des Arbeitnehmers, wie sein Lebensalter, seine Familienverhältnisse oder die Dauer seiner Betriebszugehörigkeit. Im Rahmen der Beweislast obliegt es dem Arbeitgeber, die Pflichtverletzung des Arbeitnehmers, das Maß seines Verschuldens sowie den konkret entstandenen Schaden darzulegen und zu beweisen.
Will sich der Arbeitnehmer dagegen auf die Voraussetzungen der beschränkten Arbeitnehmerhaftung berufen, dann muss er im Streitfall auch nachzuweisen, dass der Schaden im Rahmen einer von ihm betrieblich veranlassten Tätigkeit entstandenen ist.